Privacybeleid

VIP AirShots maakt luchtopnames met drones. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens: van mensen die een offerte aanvragen, van klanten, en soms van mensen die in beeld komen. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens dat zijn, waarom we ze gebruiken, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft.

Wie zijn wij

VIP AirShots (eenmanszaak), Marcellusstraat 2, 6444 VD Brunssum, KvK 96509635. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Vragen over privacy: info@vip-airshots.nl.

Welke gegevens en waarvoor

• Offerteaanvraag en contact – naam, e‑mailadres en wat u zelf invult (telefoon, bedrijf, soort opdracht, gewenste datum, aantal uren, locatie, hoe u ons kent en uw bericht). Om uw aanvraag te beantwoorden en een offerte te maken. Grondslag: voorbereiden van een overeenkomst.
• Offerte, opdracht en facturatie – uw (bedrijfs)gegevens, adres, KvK- en btw-nummer, de afspraken over de opdracht, uw akkoord (naam, datum en tijd) en de opdrachtbevestiging. Ook korte notities van ons contact (bijvoorbeeld een telefoongesprek), zodat we weten wat we met u hebben afgesproken. Om de opdracht uit te voeren, u te herinneren (bijvoorbeeld de dag ervoor, bij verzetten wegens het weer of bij een openstaande factuur) en te factureren. Grondslag: uitvoeren van de overeenkomst en wettelijke plicht (belastingwet).
• Vragenlijst voor de opnamedag – tijden, adres en eventueel een pin op de kaart, parkeren, contactpersoon op de dag, de shots of momenten die u graag wilt, bijzonderheden, bestanden die u zelf meestuurt (bijvoorbeeld een plattegrond of draaiboek) en of wij de beelden in ons portfolio mogen tonen. Gegevens die nodig zijn voor de opnamedag (tijden, adres, contactpersoon, wensen) delen we zo nodig met de waarnemer of tweede piloot die met ons meegaat. Grondslag: uitvoeren van de overeenkomst.
• Klantaccount (optioneel) – e‑mailadres als gebruikersnaam en een wachtwoord, dat wij alleen versleuteld (gehasht) opslaan. Plus gegevens over het inloggen (datum, tijd, soort apparaat) om misbruik te voorkomen. Grondslag: uitvoeren van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang (beveiliging).
• Beelden – de foto's en video's die wij maken. Daarop kunnen mensen herkenbaar zijn. Wij leveren ze via uw persoonlijke link (bij terugkerende opdrachten eventueel als voor/na-vergelijking met eerdere beelden) en gebruiken ze, als u dat toestaat, voor ons portfolio, ook in de vorm van een korte clip voor social media (zie hieronder). Grondslag: uitvoeren van de overeenkomst; voor het portfolio ons gerechtvaardigd belang, tenzij u bezwaar maakt.
• Reacties op beelden en live meekijken – uw reactie per video (goedgekeurd of graag aanpassen, met opmerking), wanneer u de beelden voor het eerst heeft bekeken (zodat we u pas daarna om een review vragen) en, als u live meekijkt, tijdelijk het IP-adres waarmee u kijkt. Grondslag: uitvoeren van de overeenkomst.
• IP-adres – bij een aanvraag, een akkoord en het inloggen bewaren wij het IP-adres, om spam en misbruik te herkennen. Daarbij zoeken we op in welk land het adres hoort. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (beveiliging).

Portfolio en mensen in beeld

Wij laten graag (een deel van) ons werk zien op onze website en social media. In de vragenlijst kiest u of dat mag: ja, alleen zonder herkenbare personen, of nee. U kunt die keuze altijd wijzigen of later bezwaar maken; dan halen wij de beelden weg. Bent u zelf in beeld gekomen en wilt u dat niet? Laat het ons weten via info@vip-airshots.nl. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het eigen gebruik van de geleverde beelden waarop personen herkenbaar zijn.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen alleen wat nodig is met:

• e‑Boekhouden.nl – onze boekhouding (relatiegegevens, facturen). Verwerker.
• Mijndomein – onze e‑mail (bevestigingen, offertes, facturen). Verwerker.
• OpenStreetMap (Nominatim en OSRM) – om een adres op de kaart te vinden en de reisafstand te berekenen. Alleen het adres, zonder naam of andere gegevens.
• Open‑Meteo – voor de weersverwachting op de opnamelocatie. Alleen de coördinaten.
• ipwho.is – om het land bij een IP-adres te bepalen (spam- en misbruikherkenning). Alleen het IP-adres.
• Esri en OpenStreetMap – de kaart in de vragenlijst wordt rechtstreeks door uw browser van deze diensten geladen.
• Google Analytics – alleen op deze website en alleen als u daar in de cookiebanner toestemming voor geeft. Google Analytics slaat geen IP-adressen op.
• WhatsApp (Meta) – alleen als u met ons via WhatsApp contact heeft, of als wij u op uw telefoonnummer een link (offerte, vragenlijst, beelden) via WhatsApp sturen.
• Waarnemer of tweede piloot – alleen de gegevens die nodig zijn voor de opnamedag (zie hierboven).
• Gemeente of grondeigenaar – als er toestemming nodig is om op de locatie te vliegen: de locatie, datum en tijden, zonder uw persoonsgegevens tenzij dat echt nodig is.

Al onze eigen systemen (dashboard, opslag van beelden en gegevens) draaien op onze eigen server in Nederland, bereikbaar via een beveiligde verbinding (https).

Hoe lang wij gegevens bewaren

• Een aanvraag waar geen opdracht uit voortkomt: maximaal 12 maanden.
• IP-adressen: 30 dagen, daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Gegevens van opdrachten, offertes en facturen: 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.
• Beelden: tot 3 maanden na de levering (zie onze algemene voorwaarden). Heeft u gekozen dat de beelden niet in ons portfolio mogen, dan verwijderen wij ze na die 3 maanden automatisch. Mogen ze wel in het portfolio, dan bewaren wij de gebruikte beelden zolang ze in het portfolio staan.
• Bestanden die u in de vragenlijst meestuurt en notities van ons contact: bij de opdracht; op uw verzoek verwijderen wij ze eerder.
• Klantaccount: tot u het laat verwijderen.

Beveiliging

Wij beveiligen uw gegevens met onder meer een versleutelde verbinding (https), wachtwoorden die alleen versleuteld (gehasht) worden opgeslagen, tweestapsverificatie bij het inloggen in ons beheersysteem, persoonlijke links die niet te raden zijn en die verlopen, een watermerk op de beelden tot de betaling, en opslag op onze eigen server in Nederland. Gaat er toch iets mis met uw gegevens (een datalek), dan melden wij dat zo nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u.

Cookies

Deze website gebruikt analytische cookies (Google Analytics) alleen na uw toestemming via de cookiebanner. Het aanvraagformulier gebruikt geen cookies. In het klantportaal gebruiken wij alleen een noodzakelijke cookie om u ingelogd te houden.

Uw rechten

U mag uw gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, bezwaar maken tegen het gebruik (bijvoorbeeld voor het portfolio), en uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat opvragen. Stuur daarvoor een e‑mail naar info@vip-airshots.nl; wij reageren binnen een maand. Gegevens die wij volgens de wet moeten bewaren (zoals facturen) kunnen wij niet eerder verwijderen. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geautomatiseerde beslissingen

Aanvragen die duidelijk door een computerprogramma (spam) zijn verstuurd, worden automatisch apart gezet. Wij bekijken die zelf en zetten een echte aanvraag direct terug. Er worden geen andere beslissingen over u volledig automatisch genomen.

Laatste update: oktober 2026